Aveți semnătură electronică. Registrul european cere sigiliu electronic.

Între fabrica dumneavoastră și registrul pașapoartelor digitale ale produselor stă un singur certificat. Pentru majoritatea firmelor nu este cel pe care îl au deja.

Modul în care funcționează registrul este stabilit de Regulamentul de punere în aplicare (UE) 2026/1778. Articolul 4 spune cine poate înregistra un pașaport în el, iar răspunsul este: doar un „operator economic verificat“. Ca persoană juridică deveniți astfel prezentând dovada identității și a sediului „prin intermediul unui sigiliu electronic calificat bazat pe un certificat calificat pentru sigilii electronice, emis de un prestator de servicii de încredere calificat“.

Sigiliu. Nu semnătură.

Semnătura și sigiliul sunt două produse diferite

Distincția vine din Regulamentul (UE) nr. 910/2014, cunoscut ca eIDAS. Semnătura electronică calificată este creată de o persoană fizică și are efectul juridic al semnăturii olografe. Sigiliul electronic calificat este creat de o persoană juridică și atestă că datele provin de la acea societate și nu au fost modificate. Este echivalentul digital al ștampilei firmei, nu al semnăturii administratorului.

Prestatorii vând de obicei ambele produse de pe aceeași pagină, sub un titlu comun. Unul dintre ei o spune direct în propriul tabel comparativ: la semnătură titularul este „o persoană fizică ce reprezintă persoana juridică“, iar sigiliul este „numai persoană juridică“. Cererea, actele și prețul diferă.

Pentru persoana fizică autorizată regula este alta. Articolul 4 alineatul (1) cere o semnătură electronică calificată, un mijloc de identificare electronică la nivelul de asigurare „ridicat“ sau un atestat electronic al atributelor. Sigiliul se cere numai persoanelor juridice, pentru că numai ele pot avea unul.

Ce deschide sigiliul și ce se întâmplă când expiră

Articolul 4 alineatul (3) dă operatorilor economici verificați acces la registru în scopul înregistrării pașapoartelor. Alineatul (4) pune un ceas pe acest statut: până la expirarea mijloacelor de identificare electronică și, în orice caz, cel mult trei ani de la data verificării.

Dacă termenul trece, pașapoartele deja înregistrate nu dispar. Dispare dreptul de a înregistra altele noi și de a modifica date, până treceți din nou prin verificare.

În același articol există un alineat despre care aproape nu se vorbește. Alineatul (5) spune că, atunci când registrul este integrat cu un alt sistem informatic al Uniunii cu un proces de verificare a identității echivalent sau identic, operatorul deja înregistrat acolo nu trece a doua oară prin verificare. Regulamentul nu numește niciun sistem. Candidatul evident este EPREL, registrul etichetelor energetice, care funcționează cu sigilii electronice calificate din 2022. Dacă va fi recunoscut, textul nu decide. Dacă ați trecut deja prin EPREL, merită să puneți întrebarea înainte de a plăti a doua oară.

Cum verificați ce aveți de fapt

Patru verificări, fiecare de câteva minute:

• Tipul. În certificat scrie pentru ce a fost emis: pentru semnătură electronică sau pentru sigiliu electronic. Dacă scrie semnătură, nu este instrumentul pe care articolul 4 alineatul (2) îl cere persoanei juridice.
• Titularul. Dacă certificatul a fost emis pe numele unei persoane, este semnătură, chiar dacă firma apare în el ca organizație.
• Prestatorul. Orice prestator calificat din UE este înscris într-o listă de încredere națională, publică și lizibilă automat, iar toate listele naționale intră în lista europeană a listelor de încredere. Verificați acolo, nu pe pagina de vânzări. Lista spune și pentru ce servicii este prestatorul calificat cu adevărat, ceea ce nu coincide întotdeauna cu ce sugerează oferta.
• Termenul. Statutul de operator verificat cade odată cu certificatul. Dacă acesta expiră peste un an, acesta este și orizontul accesului dumneavoastră la registru.

Și o precizare care economisește bani: prestatorul nu trebuie să fie român. Piața serviciilor de încredere din Uniune este deschisă, iar un sigiliu emis de un prestator calificat din orice stat membru este calificat în toate celelalte.

Prețul nu este problema

Ordinul de mărime este de zeci de euro pe an. Ghidul Comisiei pentru registrul similar al etichetelor energetice situează un astfel de certificat între „câteva zeci de euro și o mie de euro“. Lista de prețuri publică a unui prestator din UE, citită la 31 august 2026, se află la limita de jos: 30,60 € cu TVA pentru un certificat pe un an și 68,10 € pentru trei ani.

Problema sunt actele și timpul. Un certificat pentru persoană juridică cere actul de identitate al solicitantului și dovada înregistrării firmei, iar când titularul nu este reprezentantul legal, și o împuternicire documentată. Unii prestatori nu verifică acest lucru la distanță deloc. Nu este ceva ce rezolvați în ziua în care aveți nevoie.

Nu doar producătorii

Articolul 5 extinde aceeași verificare la „actorii din lanțul valoric“: reparatorii, cei care recondiționează, cei care refabrică, reciclatorii și prestatorii de servicii de pașaport digital al produsului. Doar actorii verificați au acces la registru și pot efectua operațiuni în el.

Dacă intenționați să dați înregistrarea unui furnizor extern, citiți atent articolul 6. Alineatul (1) permite operatorului verificat să delege drepturi de acces unor terți care acționează în numele său. Alineatul (3) lasă totuși gestionarea propriului proces de verificare electronică în sarcina operatorului. Dacă o platformă poate înregistra cu sigiliul ei în locul sigiliului dumneavoastră este o chestiune despre care în piață se susțin ambele variante, iar textul nu o rezolvă expres. Întrebați în scris înainte să presupuneți că o va face altcineva pentru dumneavoastră.

Ce primiți înapoi

Articolul 9 descrie dovada înregistrării: un document electronic securizat pe care un operator verificat îl poate genera oricând. Conține identificatorul unic al produsului, codul mărfii, numele și identitatea operatorului verificat responsabil, data și ora înregistrării validate printr-o marcă temporală electronică a Comisiei și un hash al versiunii pașaportului.

Dovada este garantată printr-un sigiliu electronic calificat în temeiul articolului 38 din Regulamentul (UE) nr. 910/2014 și rămâne disponibilă 90 de zile calendaristice de la generare.

Acesta este documentul pe care cumpărătorul dumneavoastră european îl va cere pentru a-și închide propria verificare a furnizorului. Sigiliu la intrare, sigiliu la ieșire.

Când devine problema dumneavoastră

Înregistrarea nu este generală pentru toate produsele. O declanșează actul pentru grupa dumneavoastră de produse. Prima dată fermă este pentru baterii, 18 februarie 2027. Pentru textile, mobilă și oțel nu se aplică încă niciun act delegat, iar datele indicative ale Comisiei sunt planificare, nu lege. Imaginea completă pe grupe de produse se schimbă de câteva ori pe an.

Registrul funcționează însă din 20 iulie 2026, împreună cu un mediu de testare, iar Regulamentul 2026/1778 este în vigoare din 6 august 2026. Verificarea „semnătură sau sigiliu“ se poate face astăzi, calm, fără termen deasupra capului. Dacă obțineți sigiliul acum, iar grupa dumneavoastră de produse intră în domeniul de aplicare peste trei ani, veți trece din nou prin verificare. Costul este de zeci de euro. Ce anume vă trebuie se învață o singură dată.

Cel mai ieftin moment în care puteți afla că semnătura nu este sigiliu este acum. Cel mai scump este ziua în care depuneți prima înregistrare. Restul schimbărilor din reglementări le urmărim cronologic.